Slimmer samenwerken online - voestalpine Track Solutions Netherlands B.V.

2021-02-10 |

Het is nat en koud buiten. De sneeuw dwarrelt langs de ramen, terwijl jij haast moedeloos de zoveelste inkooporder probeert te verwerken. Hoofdpijn van de documentenstroom komt opzetten na het zoveelste kopje koffie. Net als de vele vragen. Staan de juiste inkoopprijzen wel in het systeem? Hoe hoog zijn de transportkosten? Welke van de drie productcodes is nu correct? Om maar te zwijgen van het uitprinten, ondertekenen, inscannen en mailen. Met als klap op de vuurpijl: fout in de inkooporder, dus geen uitbetaling. Het is een grote administratieve rompslomp. Helemaal als je tijdens deze coronaperiode thuiswerkt en eigenlijk alles liever online afhandelt. Ook zo herkenbaar?

Dubbel werk is zonde van de tijd

Op zo’n zelfde regenachtige dag kwamen wij er achter dat naast onze documentenstroom, een identieke stroom met papierwerk bij onze klanten en leveranciers loopt. Dubbel werk! En zo zonde van de kostbare tijd. Want wie zit er nu te wachten op twee keer inscannen van documenten, handtekeningen verzamelen, handmatig overtypwerk en archiveren?

Om die reden zijn wij binnen Railpro met verschillende klanten en leveranciers een traject gestart om een digitaal orderproces te creëren. Dat doen wij op drie manieren:

Bestellingen via onze webshop
Bestellingen via Electronic Data Interface (EDI)
Bestellingen via Open Catalogue Interface (OCI)

Zo’n interface zorgt ervoor dat de gegevens uit alle systemen volledig overeenkomen en de afwikkeling van de order zonder verdere menselijke handelingen voortgezet kan worden. De zogenaamde ‘happy flow’, want daar wordt toch iedereen vrolijk van?

Van webshop tot thuisbezorgd

Via onze webshop ontvangen en verwerken wij de digitale bestellingen. Er zijn klanten die liever hun bestellingen via hun eigen ERP-systeem verwerken. En ook daarin bieden wij een oplossing. Zo kunnen wij een koppeling maken tussen dat externe ERP-systeem en os eigen ERP-systeem via Electronic Data Interface of EDI.

En laatste, maar zeker niet de minste oplossing, bieden wij een koppeling aan tussen het ERP-systeem van de klant en onze webshop. Dat doen wij met gebruik van de Open Catalogue Interface (OCI). Deze oplossing heeft tot nu toe de voorkeur bij veel klanten. Niet alleen is dit het meest geavanceerde systeem en biedt daarom de fijnste bestelervaring, het heeft ook een betere grafische vormgeving en slimme rekentools.

Wil jij slimmer werken en kijken hoe jij je administratie aanzienlijk kan verminderen? Neem dan gerust contact op met Productmanager Joost van der Horst of Applicatiebeheerder E-commerce Maarten Snijder.