Zapobieganie naruszaniu tych zasad leży nie tylko w naszym interesie lecz również w interesie naszych pracownic i pracowników oraz partnerek i partnerów biznesowych. Osoby dokonujące zgłoszenia (sygnaliści) pomagają nam chronić nasze wartości, zapobiegać szkodom, a dzięki temu zapewniać miejsca pracy.
Osobom, które w dobrej wierze zgłaszają zaobserwowane naruszenia przepisów prawa, Kodeksu Postępowania lub innych wewnętrznych wytycznych i reguł, nie grożą z tego powodu jakiekolwiek działania odwetowe lub negatywne konsekwencje.
Jak zgłosić niewłaściwe postępowanie
-
- Group Compliance Officer (osoba odpowiedzialna za monitoring zgodności w skali Grupy) lub Divisionaler Compliance Officer (osoba odpowiedzialna za monitoring zgodności na szczeblu dywizji)
- Dział kontroli i zarządzania ryzykiem spółki akcyjnej voestalpine AG
- Bezpośrednia/i przełożona/y
- Zarząd lub właściwy dział prawny bądź personalny
- Grupowy dział HR spółki akcyjnej voestalpine AG
- Rzecznik Praw Człowieka
- Corporate Data Protection Manager (menedżer ds. ochrony danych w skali Grupy) lub Divisionaler Data Protection Manager (menedżer ds. ochrony danych na szczeblu dywizji)
- Internetowy system dla sygnalistów umożliwiający anonimowe zgłaszanie, z którego mogą korzystać zarówno pracownice i pracownicy jak i sygnaliści z zewnątrz
Zwraca się uwagę, że zgłoszenia można dokonać korzystając z różnych kanałów zewnętrznych (np. w organach władzy), dostępnych w państwie, gdzie znajduje się siedziba danej spółki koncernowej.
Złoszenia winny obejmować w szczególności następujący zakres spraw
-
PRAWO ANTYMONOPOLOWE
Porozumienia między przedsiębiorstwami i uzgadnianie przez nie sposobu postępowania, które ograniczają wolną konkurencję. Przykłady: zmowy cenowe, podział rynku lub klientów, porozumienia odnośnie zleceń, wielkości produkcji, przetargów, niedozwolona wymiana informacji wpływających na wolną konkurencję.
KORUPCJA
oferowanie i udzielanie korzyści, aby wpłynąć na decyzję innej osoby (przekupstwo, czynna korupcja) wzgl. żądanie lub przyjmowanie korzyści (sprzedajność, bierna korupcja). Przykłady: nieadekwatne podarunki dla osób zatrudnionych u potencjalnego klienta przed udzieleniem zlecenia, zapraszanie pracownic/pracowników potencjalnego klienta na weekend w spa przed udzieleniem zlecenia, zaproszenia bez związku z działalnością biznesową, aby uzyskać zlecenie; przyjęcie podarunku od dostawcy w zamian za zaniechanie dochodzenia słusznych roszczeń u tegoż dostawcy; przyjmowanie zaproszeń lub podarunków w zamian za akceptację oferty czy wyższej ceny zakupu.
DZIAŁANIA PRZESTĘPCZE (KRADZIEŻE, OSZUSTWA, SPRZENIEWIERZENIA)
czyny karalne, powodujące szkody na majątku przedsiębiorstwa lub osób trzecich. Przykłady: wystawianie zawyżonych rachunków w celu zatrzymania nadwyżki dla siebie; defraudacja pieniędzy firmy lub materiałów służących do pracy; zawieranie transakcji niekorzystnych dla przedsiębiorstwa w celu osiągnięcia osobistej korzyści.
NARUSZANIE ZASAD RYNKU KAPITAŁOWEGO
Wykorzystanie informacji wewnętrznych (informacji o faktach poufnych, dotyczących koncernu voestalpine lub instrumentu finansowego spółki akcyjnej voestalpine AG, które w wypadku ujawnienia mogą w znacznym stopniu wpłynąć na cenę tego instrumentu finansowego). Przykłady: zakup lub sprzedaż akcji przez pracownice/pracowników, mające/mających dostęp do poufnych informacji, w okresie zakazu handlu akcjami przez tę grupę pracowników.
KONFLIKT INTERESÓW
Prywatny lub osobisty interes utrudnia objektywne wykonywanie obowiązków służbowych W szczególności konflikty interesów mogą wynikać z ubocznej działalności danej osoby lub z posiadanych przez nią udziałów w działalności biznesowej klientów, dostawców lub konkurentów.
-
DYSKRYMINACJA, MOLESTOWANIE, MOBBING
Dyskryminacja lub poniżanie grup lub poszczególnych osób ze względu na ich płeć, wyznanie, przynależność narodową itd. Niepożądane słowne lub cielesne napastowanie przez współpracownice/ków, przełożone/ych lub klientek/ów Szykany, dręczenie, uszkodzenia ciała i inne formy prześladowania stosowane przez współpracownice/ków, w celu wymuszenia odejścia z przedsiębiorstwa prześladowanej osoby. Przykłady: obniżanie wynagrodzeń ze względu na płeć, odmowa zatrudnienia lub awansu ze względu na pochodzenie, wrogość wobec cudzoziemców, napastowanie seksualne, poniżanie, wykluczanie, wymuszanie, przemoc.
NARUSZANIE PRAW CZŁOWIEKA
Naruszanie praw przysługujących w równym stopniu każdemu człowiekowi Są to przypadki, kiedy zostają naruszone podmiotowe prawa człowieka lub doszło do zatrudniania dzieci, pracy przymusowej lub współczesnego niewolnictwa. Współczesne niewolnictwo to forma wyzysku, z której dana osoba nie może się wyzwolić ze względu na groźby, przemoc, wymuszanie, wprowadzenie w błąd lub nadużywanie władzy. Przykłady: zatrudnianie dzieci i pracowników przymusowych, ograniczanie wolności osobistej oraz wolności wyznania, poglądów, informacji i zgromadzeń.
-
Poważne naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych. Przykłady: niedozwolone gromadzenie, przekazywanie i przetwarzanie danych osobowych; wykorzystywanie danych do celów prywatnych; publikowanie lub przekazywanie fotografii klientów lub pracownic/-ków w internecie/intranecie bez ich zgody; wykorzystywanie w celach marketingowych danych klientów bez ich zgody; utrata danych osobowych.
-
ZGODNOŚĆ Z ZASADAMI TECHNIKI
Przestrzeganie przepisów prawa, regulacji i norm w produkcji i w innych obszarach technicznych.
NARUSZENIE WYTYCZNYCH W ZAKRESIE BEZPIECZEŃSTWA INFORMATYCZNEGO
Przestrzeganie wytycznych służących ochronie danych przed ich fałszowaniem, niszczeniem lub niedozwolonym przekazywaniem. Przykłady: zakłócenie bezpieczeństwa systemów i sieci informatycznych, zagrażające w znacznym stopniu zachowaniu ich poufności, spójności i/lub dostępności informacji czy urządzeń; przekazywanie kont użytkowników i haseł osobom nieuprawnionym; ataki cybernetyczne.
-
NARUSZENIA PRZEPISÓW DOTYCZĄCYCH OCHRONY ŚRODOWISKA
Zamierzone lub lub niezamierzone zanieczyszczenie wód, gleby lub powietrza. Przykłady: wyciek substancji groźnych dla środowiska, niewłaściwy sposób usuwania odpadów, brak ostrzeżenia przed źródłami niebezpieczeństwa, wypadki spowodowane niedostateczną ochroną bezpieczeństwa.
-
BRAK PRZEPISÓW BHP LUB ICH NARUSZANIE
brak działań ochronnych, niestosowanie się do tych działań i nakazów. Przykład: niebezpieczne lub niehigieniczne warunki pracy.
-
INNE NARUSZENIA PRAWA I WYTYCZNYCH
Przykłady: naruszenia prawa autorskiego (wykorzystywanie czyjejś własności intelektualnej), sabotaż lub niszczenie materiałów służących do pracy, naruszenie przepisów dotyczących eksportu i jego kontroli, naruszenie obowiązków związanych z zachowaniem staranności w zakresie łańcucha dostaw.
Jak anonimowo korzystać z internetowego systemu dla sygnalistów, prowadzonego przez spółkę Business Keeper AG (BKMS)
Jeżeli przy zgłaszaniu niewłaściwego postępowania obawia się Pani/Pan ujawniania swojego nazwiska, proszę skorzystać anonimowo z internetowego systemu dla sygnalistów prowadzonego przez spółkę Business Keeper AG (BKMS). Kończąc zgłoszenie można utworzyć anonimową skrzynkę pocztową, która umożliwi aktywne współdziałanie w wyjaśnianiu niewłaściwego postępowania.
Na początku procedury zgłaszania w systemie dla sygnalistów zostanie Pani/Pan poproszona/y o zapoznanie się z informacją o ochronie anonimowości, a następnie przejdzie Pani/Pan bezpośrednio do internetowego portalu zgłoszeniowego. Na kolejnej stronie należy udzielić informacji o tematyce, której zgłoszenie dotyczy. Na stronie z tekstem zgłoszenia należy własnymi słowami opisać sprawę i odpowiedzieć na pytania z nią związane, wybierając właściwą odpowiedź. Po wysłaniu zgłoszenia otrzyma Pani/Pan potwierdzenie w formie numeru referencyjnego. Następnie może Pani/Pan utworzyć własną chronioną skrzynkę pocztową. Za jej pośrednictwem otrzyma Pani/Pan informacje zwrotne, odpowie na ewentualne pytania i dowie się o dalszym biegu sprawy.
FAQ (najczęstsze pytania) dotyczące internetowego systemu dla sygnalistów, prowadzonego przez spółkę Business Keeper AG (BKMS)
-
Jeżeli nie jest Pani/Pan pewna/pewien, czy dane postępowanie jest niewłaściwie lub szuka rady, może Pani/Pan również w tym celu skorzystać z systemu dla sygnalistów i anonimowo zadawać pytania.
Proszę pamiętać, że jesteśmy w stanie udzielić odpowiedzi na zadane pytanie jedynie wtedy, gdy na końcu procedury została utworzona chroniona skrzynka pocztowa, do której możemy wysłać odpowiedź.
-
Rozpatrywaniem zgłoszeń zajmuje się zwykle komitet ds. ujawnionych nieprawidłowości (Whistleblowing Komitee). Możliwość wyboru istnieje jedynie w tych państwach, w których jednoznacznie przewidziano ustawą możliwość rozpatrywania zgłoszeń przez przedsiębiorstwo, którego one dotyczą.
W skład komitetu ds. ujawnionych nieprawidłowości wchodzą kierownicy działu ds.prawnych, udziałów i monitoringu zgodności oraz działu ds. kontroli i zarządzania ryzykiem voestalpine AG Każda z tych osób może wyznaczyć swojego zastępcę, a cały komitet może wyznaczyć uprawnioną osobę, która będzie otrzymywać zgłoszenia z systemu dla sygnalistów.
Jeżeli zgłoszenie ma rozpatrzyć przedsiębiorstwo, komitet ds. ujawnionych nieprawidłowości przekazuje to zgłoszenie do właściwych działów tego przedsiębiorstwa. Zapewnia się przy tym bezstronne rozpatrzenie zgłoszenia.
-
System dla sygnalistów chroni anonimowość osoby zgłaszającej, jeżeli nie chce ona ujawnić swojego nazwiska. Funkcjonowanie ochrony anonimowości podlega certyfikacji, prowadzonej przez niezależną instytucję. Dla naszego przedsiębiorstwa interesujące jest zgłoszenie, pozwalające zapobiec szkodzie, a nie osoba zgłaszającego.
Komitet ds. ujawnionych nieprawidłowości ma dostęp jedynie do treści, wprowadzonych przez sygnalistę do systemu, natomiast nie ma dostępu do jakichkolwiek innych danych, takich jak adresy IP, co mogłoby zagrażać ochronie anonimowości sygnalistów.
Szyfrowanie i inne procedury bezpieczeństwa zapewniają anonimowość każdego zgłoszenia. Sygnalista nie musi przy zgłoszeniu podawać swoich danych osobowych, ani posługiwać się urządzeniem końcowym, udostępnionym przez pracodawcę. System zapewnia sygnaliście anonimowość niezależnie od tego, czy korzysta on z urządzenia (komórki, komputera) prywatnego, czy służbowego.
Tworząc chronioną skrzynkę pocztową sygnalista sam wybiera sobie pseudonim, nazwę użytkownika i hasło. Swoje dane dostępu zna jedynie sygnalista. Również komunikując się za pośrednictwem skrzynki pocztowej sygnalista zawsze zachowuje anonimowość.
-
Ponieważ internetowy system dla sygnalistów jest ogólnodostępny, pracownice i pracownicy mogą dokonywać zgłoszeń również z domu lub skorzystać z dostępu do internetu spoza przedsiębiorstwa pod adresem: https://www.bkms-system.net/voestalpine.
-
Dokładną instrukcję korzystania z internetowego systemu dla sygnalistów zamieszczono na stronie startowej tego systemu. Aby możliwie dokładnie poinformować zespół rozpatrywania zgłoszeń należy udzielić co najmniej następujących informacji:
-
Kto dopuścił się naruszenia?
-
Co się stało?
-
Gdzie to się stało?
-
Kiedy to się stało?
-
Jak można udowodnić naruszenie?
-
-
Internetowy system dla sygnalistów dostępny jest w języku niemieckim i angielskim, jak również w języku bułgarskim, czeskim, francuskim, hiszpańskim, litewskim, niderlandzkim, polskim, portugalskim, rumuńskim, szwedzkim, węgierskim i włoskim. Jeżeli system nie oferuje możliwości zgłoszenia w preferowanym języku, można dokonać zgłoszenia w innym języku.
-
Aby zapewnić obiektywne rozpatrzenie danego przypadku, konieczne jest dokładne ustalenie stanu faktycznego. Z tego względu często wynika konieczność zadania osobie zgłaszającej dodatkowych pytań. Aby zapewnić możliwość komunikacji, prosimy Panią/Pana o skorzystanie z oferowanej przez system dla sygnalistów opcji utworzenia tzw. skrzynki pocztowej. Kilka dni po dokonaniu zgłoszenia prosimy również o ponowne wejście do systemu z wykorzystaniem samodzielnie utworzonych danych dostępowych. Komunikując się za pośrednictwem skrzynki pocztowej zachowa Pani/Pan oczywiście pełną anonimowość.